Outsourcing: Todo lo que Tienes que Saber

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El outsourcing es una actividad que cada día toma más auge en el mundo organizacional. Tanto las empresas tradicionales como las startups recurren a esta alternativa para cubrir funciones diferentes que forman parte de sus operaciones.

Toda empresa, sin importar sus dimensiones o la actividad a la que se dedique, necesita concentrar sus esfuerzos en lo fundamental. Es decir, poner el foco en lo que es su razón de ser: la actividad que le genera ingresos. 

En este artículo profundizaremos en este tema al proporcionarte información que te ayudará a determinar si el outsourcing es una alternativa para aplicar en tu empresa o startup.

Definición de outsourcing

El outsourcing consiste en delegar en manos de terceras personas, completamente desligadas de la empresa, la responsabilidad de ejecutar determinadas funciones derivadas de las operaciones de dicha organización.

Un aspecto clave para tener éxito con la tercerización de procesos, tareas, funciones o servicios consiste en definir cuáles pueden ser excluidos del interno de la organización. 

Te orientamos acerca de cuáles son los factores que se deben considerar para que el outsourcing pueda dar resultados positivos:

  1. Involucrar solo aquellos sectores de la empresa en los que no se cuente con conocimientos especializados, o aquellos en los que no existan factores de diferenciación que le hagan destacar frente a la competencia.
  2. Establecer si se debe delegar en terceros un proceso de principio a fin, o si solo se requiere hacerlo con una o varias fases del proceso de forma parcial.
  3. Verificar que el proceso a externalizar está bien ilustrado y plasmado por escrito, con indicadores esperados muy precisos, procedimientos bien establecidos y sistemas claramente detallados.

Cuidar todos estos aspectos allanará el camino hacia una contratación de servicio de outsourcing que resulte exitoso.

Objetivos del outsourcing

Objetivos del Outsourcing
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Las ventajas que obtendrás mediante la externalización de ciertas funciones o tareas se vincula a los siguientes objetivos:

Enfocarse en el negocio

Permite restar tiempo y recursos invertidos en procesos secundarios para canalizar mejor tus esfuerzos en la actividad central de la empresa.

Implica mayor confianza en los resultados por haber delegado esta responsabilidad en manos expertas en el área en cuestión. 

La disminución de costos

Esto se logra gracias a la lógica reducción del personal que anteriormente desarrollaba los procesos que ahora son responsabilidad de la empresa de outsourcing.

Los gastos de personal y requerimientos que se generaban en esa área serán asumidos por la empresa prestadora del servicio.

Incrementar la eficiencia

La empresa que asuma las funciones tercerizadas contará con personal calificado y especializado en la ejecución de ese tipo de labores, lo que garantiza mejores resultados.

Alcanzar ventajas competitivas

La empresa hace posible incrementar su productividad en otras áreas de negocio.

Reducir riesgos

Los proveedores a los que se les entrega la tercerización, por su experticia, administran de manera más adecuada los riesgos propios de la misma.

El outsourcing y sus tipos 

El outsourcing puede clasificarse según diversos criterios. Algunos de ellos son:

– De acuerdo a la actividad a externalizar

En estos casos se busca cubrir desde afuera una actividad que forma parte de un proceso más engorroso y no llevarla a cabo en su totalidad. 

Se trata de labores simples que no requieren de conocimientos especializados, sino que se realizan de forma automática y sin variaciones. 

Con frecuencia, este tipo de outsourcing es el que mayor ahorro ofrece a la organización, en comparación con lo que representa cubrir la función de manera tradicional.

– De acuerdo al tipo de proceso

Esta clasificación hace referencia a qué procedimientos se quieren cubrir de forma externa. 

Estos pueden ser internos o externos; los internos corresponden a áreas como contabilidad y limpieza, mientras que los externos se relacionan con marketing, recursos humanos, formación y capacitación, ventas, entre otros.

Este tipo de outsourcing es muy ventajoso cuando se busca prescindir de procesos de gran especialización o tediosos, pero necesarios, sin necesidad de arriesgarse a comprometer la calidad del producto o servicio desde la percepción del cliente. 

– De acuerdo al sitio en el que se realiza la actividad

Esto significa que la empresa traslada la responsabilidad de cubrir ciertas tareas a empresas que pueden estar ubicadas en otro país.

Esta decisión a menudo conlleva la reducción de los costos, debido a que en ciertos países el nivel de vida hace posible encontrar talento humano calificado por un precio mucho menor.

Los procesos pueden estar vinculados a cualquier área de la empresa como transporte, atención al cliente, manufactura o producción. Este tipo de  tercerización se produce de forma más frecuente en el sector industrial.

Áreas de aplicación de la tercerización 

Las áreas organizacionales en las que se aplica el outsourcing o la tercerización, con mayor frecuencia y con los mejores resultados, son las siguientes:

Los procesos administrativos, contables y de finanzas

Estos implican llevar el registro de los movimientos contables, los libros legales oficiales, las obligaciones fiscales y tributarias, etc. 

Delegar estas funciones ofrece una considerable tranquilidad al estar al día en estas tareas, así como poder conocer con precisión el estatus financiero de la empresa.

Los procesos relacionados con la gestión del talento humano de la empresa

Están referidos a los procesos de reclutamiento y selección, administración de personal, nóminas y contratos.

Los procesos de formación y capacitación

Implica todo lo relacionado con los ciclos de formación y capacitación del personal que integra la empresa. 

En ocasiones se puede tercerizar todo el proceso y en otras una parcialidad, según sea más conveniente para el contratante.

El Outsourcing y su aplicación
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Ventajas de trabajar en outsourcing los procesos de  formación para tu empresa

Son muchas las empresas que hoy acuden a tercerizar en un aliado experto en formación sus procesos en esta área.

Trabajar en outsourcing los procesos de capacitación de la empresa trae consigo las siguientes ventajas:

  • Se amplía la visión al entregar la necesidad a un tercero, porque este agrega mayor valor a las posibles soluciones formativas gracias a su experticia.  
  • Reduce los costos del personal directo en las diferentes líneas de producción de materiales formativos (diseñadores instruccionales, digitales, formadores, entre otros). La empresa aliada asume los costos y su administración laboral.
  • Se delega en el tercero actividades que suelen ocupar un tiempo importante, como los sistemas de seguimiento, la administración de evidencias, los informes de gestión, control de asistencias y varios otros.
  • Cuando la empresa maneja un volumen de canales, entregar la capacitación en outsourcing optimiza tiempos de divulgación de contenidos claves como lanzamiento de productos, cambios de condiciones comerciales y otros más.
  • Permite mantener al personal actualizado con relación a las últimas novedades relacionadas con su área profesional, gracias a la experticia del aliado del outsourcing.

Mensajes clave

El outsourcing es una estrategia cada vez más aplicada por pequeñas, medianas y grandes empresas como parte de sus tácticas de rápido crecimiento y consolidación.

Les permite concentrarse en la innovación del core de su negocio, o competencia que lo distingue. 

Recurrir a la tercerización en una o varias áreas de la organización puede ser  altamente favorable. Lo importante es que la empresa tenga claras sus necesidades y lo que espera de su aliado, al igual que una comunicación constante y transparente.

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